Загальна схема функціонування системи електронного документообігу в ПФУ :
| 1. |
Страхувальник, використовуючи спеціалізоване програмне забезпечення (вимоги до якого чітко окреслені в п. 2.9 Порядку) формує відповідний звіт до Пенсійного фонду. |
| 2. |
Після підготовки страхувальником електронного звіту, на нього накладаються ЕЦП посадових осіб страхувальника у такому порядку: першим – ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим – ЕЦП керівника (директора), третім – ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки страхувальника. |
| 3. |
Засобами електронної пошти платник відправляє електронний підписаний та закриптований звіт на електронну адресу Центру прийому звітів
Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду
. |
| 4. |
Після одержання від страхувальника електронного звіту, Центр обробки електронних звітів здійснює його розшифрування, перевірку цілісності електронного звіту, шляхом перевірки ЕЦП, виконує перевірку відповідності електронного звіту встановленому формату, та формує КВИТАНЦІЮ № 1 про одержання електронного звіту. У зазначеній квитанції у текстовому форматі визначаються реквізити одержаного електронного звіту, відповідність формату електронного звіту, результати перевірки ЕЦП, дата та час одержання електронного звіту та дані про відправника квитанції. На квитанцію накладається ЕЦП Центру обробки електронних звітів і здійснюється її шифрування. Квитанція № 1 надсилається страхувальнику телекомунікаційними засобами загального користування. Другий примірник квитанції зберігається в Центрі обробки електронних звітів. Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції про одержання електронного звіту. |
| 5. |
Центр обробки електронних звітів завіряє електронний звіт страхувальника власним ЕЦП, передає його через корпоративну мережу Пенсійного фонду до відповідного управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де страхувальник зареєстрований як платник страхових внесків. |
| 6. |
У відповідному управлінні Фонду після отримання електронного звіту відповідно до його розширення здійснюється його перенаправлення або у відділ персоніфікованого обліку та інформаційних систем або у відділ надходження доходів. |
| 7. |
Про результат обробки звіту та завантаження його у відповідну базу данних автоматично формується КВИТАНЦІЯ № 2 з інформацією про успішне абе помилкове завантаження звіту. |
Завантажений файл буде мати наступний формат:
- позиції з 1 по 5 містять код органу ПФУ, до якої подається документ (фактично, в якому зареєстрований платник, що подає звіт);
- позиції з 6 по 15 включно містять код ЄДРПОУ для юридичних осіб (рівно 8 знаків – виключно цифр, доповнений з правої сторони літерами ‘Z’ до 10 знаків), або ідентифікаційний номер ДРФО для фізичних осіб (рівно 10 знаків – виключно цифр);
- позиції з 16 по 18 включно містять «Код філії за реєстрацією в ПФУ»; незаповнені позиції заповнюються символами «Z»; значущі символи цього поля вирівнюються по лівій стороні, наприклад: Код філії = «1»: «1ZZ», Код філії = «01»: «01Z», Код філії = «100»: «100»;
- позиції з 19 по 26 включно містять дату формування файлу в форматі «ddmmyyyy»;
- позиції з 27 по 32 включно містять час формування файлу в форматі «hhnnss»;
- позиції з 33 по 35 включно містять код документа (для системи СПОВ – «SPY» для ДОДАТКУ 23 - «F23»);
- позиція 36 містить літеру версії документу (формату файлу), починаючи з ‘A’ (поточна версія буде саме «A»);
- позиція 37 містить літеру (або цифру «0») – код центру сертифікації ключів (прикладною системою не аналізується);
Файл має розширення «pfz». Приклад імені файлу ЕП з ЕЦП: «0911500012345ZZ01Z15042007174521SPYAD.pfz». 
Отриманий файл необхідно підписати цифровими підписами.
Для юридичної особи необхідно 3 електронних цифрових підписи :
1 = підпис керівника
2 = підпис бухгалтера
3 = печатка
Страхувальнику необхідно мати електронний цифровий підпис підтверджений з використанням посиленого сертифікату ключа. Тому що відповідно до статті 3 Закону України “Про електронний цифровий підпис” лише електронний цифровий підпис підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки).
Після накладання ЕЦП страхувальник здійснює шифрування електронного звіту в програмі, що надається одним із акредитованих центрів сертифікації ключів, та направлення його до центру обробки електронних звітів електронною поштою, на адресу
Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду
.
Після відправки звіту Вам надійде 2 квитанції :
1-ша від Центру прийому звітів,
2-га від управління Пенсійного фонду, в який направлено звіт.
Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції № 1 про одержання електронного звіту – пункт 3.3.2 Порядку
У разі надходження електронного звіту до ЦЕНТРУ звітів до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання.
У разі надходження електронного звіту до ЦЕНТРУ звітів після 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.
Звітування також може полягати у взаємодії страхувальників з постачальниками послуг подачі звітності. На даний момент це:
- Система е-форма (www.e-forma.com.ua) - ТОВ „Інфоком”.
Іх роль, як посередників – це формування звіту та гарантія його доставки за адресою. При цьому, платнику немає необхідності встановлювати додаткове програмне забезпечення, а вся робота платників відбувається на згаданих порталах, куди він потрапляє, використовуючи звичайні браузери – наприклад Internet Explorer, Opera або Mozila Firefox. Ця система дозволяє зберігати звітність на сайті порталу, доступ до якого користувачів (що мають відповідний дозвіл) можливий і з робочого місця, і з дому.
Відповідно до п 3.6 Порядку Електронний звіт не вважається одержаним у відповідності до вимог цього Порядку, якщо страхувальник не отримав квитанції про одержання електронного звіту або отримав зазначену квитанцію, що містить інформацію про неправомірність накладених ЕЦП страхувальника або невідповідність затвердженому формату електронного звіту.
Приклади квитанції 1 та квитанції 2:
КВИТАНЦІЯ №1
Результат прийому звіту: Звіт успішно відкрито
Дата та час обробки: 12.06.2009 10:18:23
Код результату: 1
Інформація про звіт
Ім'я файлу: 1819421108013ZZZZZ04062009120743A23AC.PFZ
Код регіону: 21108013
Код клієнта: 21108013 (ЕДРПОУ)
Код підрозділу клієнта:
Код звіту: A23
Версія звіту: A
|
КВИТАНЦІЯ № 2
Автоматичне завантаження!
Завантаження Додатку A23. Дата початку завантаження: 12.06.2009 10:46:00.
Файл: 1819421108013ZZZZZ04062009120743A23AC.pfz
Дані про звіт страхувальника:
Місяць: 5, Рік: 2009.
Реєстраційний код ПФУ: 1819010066, ЄДРПОУ: 21108013.
Дата реєстрації: 12.06.2009, Дата сплати: 22.06.2009.
Страхувальник: ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В СУМСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Автоматичне завантаження звіту було виконано вдало. |
Зберігання електронних звітів чітко визначено в п. 4 Порядку, відповідно до якого страхувальники Центр обробки електронних звітів забезпечують зберігання електронних звітів та відповідних квитанцій у формі оригіналів електронних документів, з дотриманням вимог чинного законодавства щодо їх зберігання та протягом термінів, встановлених чинним законодавством для відповідних паперових документів.
Центр обробки електронних звітів на запит управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де страхувальник зареєстрований як платник страхових внесків, надає оригінал електронного звіту разом з чинними на момент його формування сертифікатами відкритих ключів страхувальника.
|